Een back-up is niet nodig met Office 365, toch?

"Bestanden in de Microsoft 365 cloud worden geback-upt". Een aanname die vaak gedaan wordt, maar toch niet zo is. Microsoft maakt gebruik van replicatie datacentra, waarmee het mogelijk is oudere versies van een bestand te herstellen. Er is dus een zekerheid over de beschikbaarheid van data, echter is dit geen back-up, dus een verwijderd of beschadigd bestand is niet terug te halen. Dit geldt ook voor Exchange Online, e-mail wordt standaard niet geback-upt.  Is een bestand dan direct weg na (per ongeluk) verwijderen? Dat niet, Microsoft bewaart in de bekende prullenbak 30 dagen verwijderde bestanden. Maar daarna is het ook echt verwijderd. 

Wat doet Microsoft dan wel?

Binnen Office 365 kan je versiebeheer aanzetten, waardoor het mogelijk is een eerdere versie van een document terug te zetten. Maar dan moet het bestand wél in de Office 365 omgeving aanwezig zijn. Een verwijderd bestand (na de prullenbak bewaartijd) kan niet teruggehaald worden. Ook als de prullenbak geleegd wordt is het terugzetten van een bestand niet meer mogelijk.

Maakt Microsoft dan geen back-ups?

Jawel, maar niet voor individuele gebruikers. Microsoft maakt om de 12 uur een back-up voor calamiteiten voor zichzelf. Indien er totaal iets mis gaat kan Microsoft een gehele omgeving terugzetten, maar dat betekent dat alle bestanden van een oudere datum teruggezet worden. Alles of niets, van de regen in de drup dus. Je kan een service request indienen als je zelf alle bestanden van een oudere data terug wilt hebben (max 14 dagen). Een omslachtige procedure die tijdrovend is, daarnaast is er onduidelijkheid wanneer je verzoek wordt uitgevoerd.

Veeam back-up oplossing naar private cloud

Een kopie van de data maken en vervolgens in een ander mapje (of onder een andere 365 account) opslaan heeft geen nut. Data de-duplication zorgt er voor dat bestanden maar 1x opgeslagen worden. Daarbij is een back-up geen back-up als het op dezelfde plaats bewaard wordt als het origineel.
Maken van back-ups is dus belangrijk, maar opslag bij een andere cloud provider zo mogelijk nog belangrijker.

Invision ICT biedt deze mogelijkheid om back-ups op te slaan in een private coud omgeving. Middels een Veeam 365 back-up agent, die eenmalig geïnstalleerd wordt, is back-uppen geen zorg meer. Bij een calamiteit heb je toch de beschikking over je bestanden, zelfs al zou Office 365 geheel niet meer bereikbaar zijn. 
Back-ups worden automatisch gemaakt van documenten, Teams bestanden, SharePoint Online en Exchange Online (mail). 
Back-ups kunnen per uur, per dag, per week, per maand en per jaar gemaakt worden.